Com a pandemia do Corona vírus abalando 2020, uma nova modalidade de trabalho entrou em vigor e passou a ser predominante no mercado, devido a importância do isolamento social. Conheça aqui tudo o que você precisa saber: os tópicos principais sobre home office, seus desafios e suas soluções.
 

Sobrevivendo ao home office

Não há dúvidas: mesmo que surja uma vacina capaz de prevenir o COVID-19, o home office veio para ficar. A recente flexibilização em vários setores da economia demonstrou que essa tendência, já latente, permanecerá. Muitos empregados poderão não voltar ao escritório presencialmente, ou então, apenas de forma parcial.

Um dos benefícios da mudança é a melhoria na qualidade de vida. Segundo um estudo de 2018 do Ibope, o paulista gasta em média quase 3 horas, diariamente, em deslocamento. Agora, em alguns casos, ele pode trabalhar no conforto de sua casa ou onde estiver — isso traz segurança na prevenção de doenças (o fator que introduziu o home office na vida de inúmeras pessoas), assaltos, sequestros e até mesmo acidentes de trânsito.

Além disso, existem muitos outros benefícios, como a redução de despesas (seja no próprio deslocamento ou com alimentação fora de casa), a possibilidade de adquirir uma dieta mais saudável e, em muitos setores, a maior flexibilidade horária.



 

Legislação e primeiros passos

No que diz respeito a questão legal, por meio da alteração do artigo 6º da CLT em 2011, o direito de quem exerce atividades à distância foram igualados aos de quem trabalha presencialmente e, dessa forma, ficou definida a não diferenciação da jornada de trabalho remoto ou presencial.

Portanto, independente do modelo designado, o mais adequado é o uso de ferramentas para evitar ou restringir o contato telefônico ou por e-mail fora do horário de trabalho, minimizando o risco de um passivo trabalhista.

Para os funcionários, o primeiro passo ideal é a organização da agenda, como se estivesse no escritório — programar as tarefas que precisam ser executadas naquele dia, sem se esquecer de reservar um tempo para responder e-mails, fazer o seu “horário de almoço”, revisar e registrar tudo o que foi feito e planejar o dia seguinte. Nesse momento, o estabelecimento e cumprimento de uma rotina é indispensável.

 

Tecnologia

Quando falamos de tecnologia em Home Office, existem pontos que precisam ser observados. Entre eles, está a segurança de dados, e, como informado no post “3. Conexões seguras”, da série “Sexta Segura” através da nossa página do LinkedIn, um sistema de VPN é fundamental para minimizar o risco de coleta de dados da sua empresa. Saiba mais clicando aqui.

Outra recomendação é o uso de tecnologias corporativas: o uso do celular pessoal com um software de softphone, por exemplo, possibilita o cumprimento da jornada de trabalho correta, evitando horas extras não planejadas, além de viabilizar que o funcionário se “desconecte”, caso seja necessário.

Para a questão da infraestrutura, a recomendação é criar políticas de reembolso para comprar equipamentos e fazer a contratação de serviços mobiliários e de Internet, fornecendo, assim, condições adequadas para que os funcionários estejam aptos a trabalhar de casa.

 

Home office com os filhos

Um dos principais desafios relativos ao também conhecido como teletrabalho é a missão de lidar com os filhos ocupando o mesmo ambiente. Uma pesquisa da FGV-EAESP constatou que durante a pandemia, 56% dos entrevistados encontraram dificuldade alta ou moderada para equilibrar as atividades profissionais e pessoais no home office.

Sendo assim, é preciso lembrar que a situação que estamos vivendo é uma excepcionalidade e, para muitos, há a necessidade de se conciliar o trabalho remoto com o cuidado dos filhos que, no momento atual, estudam através de aulas virtuais.

Nesse sentido, a melhor recomendação é a paciência, acima de tudo. Se possível, intercale jornadas de trabalho com outros moradores da casa. Não havendo essa possibilidade, tente criar pequenos intervalos a cada 30 minutos para orientá-los e ajudá-los com o que eles precisarem.

Se faz essencial, entretanto, o ajuste de um cronograma flexível com atividades que ocupem o tempo das crianças — ensine a elas as tarefas domésticas, crie um ambiente e um horário determinado para a realização das atividades escolares. Assim, o rendimento tanto seu quanto delas será maior e vínculos bem fortes poderão ser construídos entre vocês.

 

Ergonomia

A preservação de um ambiente harmônico é importante para manter a saúde mental e física. Nesse tópico, vamos listar os cuidados que fazem toda a diferença para um Home Office mais saudável para a sua mente e para o seu corpo.

O primeiro ponto de observação é a postura: o posicionamento do computador precisa se adequar de forma que os ombros e quadris fiquem alinhados. Essa é uma missão difícil, mas extremamente necessária. Assim como também é preciso resistir à tentação de trabalhar sentado no sofá ou na cama, por exemplo, já que assim não se obtém o alinhamento da coluna vertebral.

 

 

Antes, durante e depois do expediente, realize exercícios de alongamento. Algumas pausas rápidas durante o dia são suficientes para mudar a postura, alongar o corpo, se espreguiçar e até dar uma volta pela casa. Se estiver sentado, levante-se. Se trabalha em pé, agache-se ou sente-se um pouco e relaxe suas costas. Dessa forma, você evita dores inconvenientes e permite que o corpo tolere a postura de trabalho.

 

Por último, mas não menos importante: não se esqueça de regular a luminosidade do ambiente, bem como brilho e contraste do seu monitor, evitando fadiga das vistas e problemas futuros.

 

Pontos de Atenção

Estresse, isolamento e deterioração física — um home office mal elaborado é prejudicial para o funcionário. A tensão para manter o nível de rendimento diante de exigências desconexas com a realidade pode gerar alterações físicas e emocionais.

Se o seu funcionário precisa usar o tempo livre para dar conta das tarefas e faz isso do sofá ou da cadeira da cozinha, trabalhando à custa do sono, você tem grandes chances de perdê-lo.

O trabalho remoto é agora uma realidade muito mais tangível. O Twitter, por exemplo, tornou permanente essa opção para seus funcionários. O Facebook planeja ter metade de seu pessoal trabalhando somente à distância em cinco anos. O Google não terá funcionários no escritório até meados de 2021.

Logo, de acordo com as maiores empresas, a melhor ideia definitivamente não é transformar home office em pesadelo, e sim adequá-lo e adaptá-lo para o bem de todos.

 

 

Motivação da Equipe

Com a adesão do “escritório em casa”, em tradução livre, tomar um café com os colegas ou uma cerveja no Happy Hour se tornou algo bem menos provável de acontecer no meio ou no fim do expediente. Dessa forma, os gestores precisam incentivar que as relações pessoais não sejam negligenciadas.

Para isso, pode-se estimular novas formas de contato através dos meios digitais, incluindo maior cuidado e detalhamento na comunicação por escrito, com a finalidade de evitar “ruídos” que desgastem os vínculos entre os colaboradores e líderes.

Também é uma boa iniciativa organizar dias temáticos, por exemplo, liberando o uso de fantasias durante uma vídeo conferência que tenha foco em conversas informais e, se possível, enviando comidas típicas por aplicativos de entrega, para formar um clima descontraído e completo de “festa” ou “celebração”.

Mesmo com a distância, os dias de aniversário, aposentadoria de um colega ou nascimento de filhos de funcionários não podem passar em branco, pois os colaboradores precisam se sentir acolhidos, e assim, ao colocar fermento na sua equipe e mostrar que se importa, esse time renderá da mesma forma que sempre rendeu.

 

Gestão de Tempo

Quando pensávamos em gestão de tempo no trabalho remoto, era fácil imaginar que, não havendo necessidade de se locomover pela cidade, tudo se tornaria mais simples e ganharíamos mais tempo útil, correto? Pois bem. Com a pandemia, percebemos que não é exatamente assim.

A reclamação de falta de tempo e excesso de reuniões se tornou comum. Como não existe a barreira do deslocamento, supõe-se que todos possam se reunir a qualquer momento, porém precisamos aprender a gerenciar o nosso tempo e impor limites para que nossa jornada não seja de 24 horas. Se quisermos ser produtivos, precisamos trabalhar de maneira saudável e descansar.

Para melhor rendimento das horas, então, é preciso eliminar distrações. Sempre que possível, evite as redes sociais, visitas ou invasões de agenda durante a semana. Assim, o que você planejou para o seu dia de trabalho terá mais chances de ser concluído, impedindo o acúmulo de tarefas e a desorganização.

 

Melhores Práticas

Assegurar uma equipe em Home Office exige algumas mudanças de paradigmas. Observe agora três das melhores práticas para garantir o sucesso.

1. Mantenha as expectativas claras — esclareça bem quais são as expectativas para o trabalho de cada um, assim como metas e responsabilidades, deixando claro qual é o objetivo dos projetos.
2. Mantenha o engajamento da equipe — é preciso garantir que os processos de trabalho estejam definidos e estabelecer rotinas que colaborem na manutenção de engajamento. Sua equipe precisa ser capaz de contribuir e trocar ideias nas reuniões de alinhamento.
3. Colaboração e comunicação — disponibilize ferramentas e soluções de comunicações unificadas. Uma equipe que se comunica bem, trabalha melhor e rende muito mais.

 

Benefícios

Segundo um estudo feito pelo prof. Nicholas Bloom, da Universidade de Stanford, a partir da análise de 500 colaboradores durante 2 anos, o teletrabalho diminuiu em 50% o atrito entre colegas. Além disso, diminuiu a frequência de atestados médicos por problemas de saúde.

Logo, uma das vantagens é a produtividade, que aumentou, uma vez entendido que o foco deve ser a qualidade e a entrega de resultados, e não a quantidade de horas trabalhadas. O rendimento, dessa maneira, tende a crescer, se a equipe entender a importância das suas atividades e se cada um fizer a sua parte.

Um Home Office bem planejado é um grande benefício para o colaborador e para a empresa. Não deixe de seguir as nossas dicas para obter maior eficiência!